Prowadzenie przedsiębiorstwa wiąże się kosztami i zyskami. Automatyzacja procesów może wpłynąć na obniżenie kosztów, dzięki czemu firma będzie mogła zainwestować zaoszczędzone środki i wygenerować większy zysk. Jednak wielu menadżerów zastanawia się jak może zautomatyzować pewne zadania w firmie. Odpowiedź na to pytanie znajduje się w dalszej części tekstu.
Proces automatyzacji procesów w przedsiębiorstwie
- Analiza przedsiębiorstwa i procesów w niej zachodzących
Każdy menadżer, kierownik czy szef musi wiedzieć jak wygląda przedsiębiorstwo i jak wykonywane są zadania. Na początku należy dokładnie sprawdzić procesy od początkowych do finalnych. Najlepiej jest sobie robić notatki na temat działalności firmy. Następnym krokiem jest ich analiza i szukanie miejsc do wprowadzania automatyzacji lub innowacyjnych podejść z sektora IT. Nawet jeśli nie uda się nic wymyślić, będzie miało się większą wiedzę na temat procesów w przedsiębiorstwie.
- Sprawdzenie, które czynności się powtarzają
Po analizie należy sprawdzić, czy podczas procesu dochodzi do powtarzania się zadań. Im częściej, tym lepiej. Automatyzacja procesów w przedsiębiorstwie będzie miała uzasadnienie, jeśli powtarzanych zadań będzie bardzo dużo. Przełoży się to na szybsze i tańsze wykonanie danego zadania.
Przykład wprowadzania automatyzacji procesów w przedsiębiorstwie
Raporty i jeszcze raz raporty. Bardzo często słyszy się to hasło w korporacjach. Jednak nawet mniejsze firmy muszą sobie radzić z papirologią. Jest to oczywiście związane godzinami spędzonymi przed komputerem i przepisywaniem cyferek z jednej tabelki do drugiej. Następnie trzeba ją zinterpretować i wysłać szefowi. Jest to bardzo mozolna praca, którą lubi niewielu. Tak naprawdę wprowadzenie automatyzacji procesu do raportowania nie jest niczym trudnym dla działu IT. System będzie mógł sam przepisywać odpowiednie cyferki i kolumny, a nawet interpretować wyniki. Oczywiście można wprowadzić częściową automatyzację, gdzie wyniki interpretować będzie pracownik. Jednak odchodzą mu godziny, które musiałby spędzić przed komputerem. Wprowadzenie takiego rozwiązania będzie miało pozytywny wpływ na pracowników, a także wyeliminuje błąd ludzki, który może wystąpić, podczas tego zadania.
Harmonogramowanie i planowanie procesów
Wraz z pojęciem automatyzacji procesów ściśle powiązane są takie terminy jak planowanie oraz harmonogramowanie produkcji.
Zanim system zostanie w pełni uruchomiony i będzie w głównym narzędziem zarządzania pracy trzeba go odpowiednio wdrożyć. Na pewnym etapie należy zaplanować harmonogramowanie oraz planowanie produkcji. Moduły te w sposób automatyczny generują harmonogramy pracy.
