Własna działalność gospodarcza wiąże się z wieloma różnymi kosztami i obowiązkami. Niezależnie od tego czy chcemy założyć jednoosobową działalność gospodarczą czy utworzyć spółkę akcyjną, z ograniczoną odpowiedzialnością czy komandytową musimy liczyć się z czynnościami prawnymi polegającymi na zarejestrowaniu działalności, nadaniu numeru NIP czy REGON czy uzyskanie statusu podatnika VAT.
W trakcie prowadzenia naszej firmy konieczne również staje się prowadzenie księgowości, gdzie widoczne będą wszystkie operacje gospodarcze, zarówno przychody jak i koszty. Taką ewidencję prowadzić można samemu, choć jest to mało opłacalne, zwłaszcza jeśli nie ma się specjalistycznej wiedzy, albo zlecić firmie zewnętrznej, najlepiej jakiemuś wyspecjalizowanemu i z doświadczeniem księgowemu albo skorzystać z usług biura rachunkowego.
Wszystkie faktury wystawione na firmę należy wprowadzić do systemu księgowego. Księgowanie faktur zakupu odbywa się poprzez umieszczenie wydatku w kategoriach kosztów w przypadku książki przychodów i rozchodów oraz na odpowiednich numerach kont kosztowych w przypadku pełnej księgowości. Programy księgowe w obecnej chwili zostały skonstruowane o tyle w prosty sposób, że często wystarczy wybrać odpowiednią kategorię kosztów – materiały, usługi, leasing, a program sam znajdzie odpowiedni numer konta i zaksięguje odpowiednią kwotę. Oczywiście już z podziałem na netto, brutto i podatek VAT.
Należy pamiętać również, że nie każdy koszt ponoszony i przedstawiony na fakturze może stanowić koszt uzyskania przychodu w firmie. Wydatek taki musi pozostać ściśle powiązany z przedsiębiorstwem, przyczyniać się do powiększenia przychodu bądź zabezpieczać go. Jeśli tak nie jest, nie możemy tej faktury zaliczyć do kosztów uzyskania, co w praktyce oznacza, że ponoszone koszty nie mogą przyczynić się do obniżenia przychodów i tym samym podatku dochodowego, którego procentowa stawka liczona jest od różnicy uzyskanej między przychodami, a kosztami uzyskania przychodów w danym miesiącu obrachunkowym.
